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Los retos del espacio de trabajo de hoy

La manera de diseñar espacios de trabajo antes del COVID se basaba en permitir a los equipos generar las interacciones necesarias para potenciar su creatividad e innovación y agilizar la toma de decisiones. Estos atributos ahora presentan retos ya que hay que limitar las interacciones sociales.

• Espacios abiertos: es el principal tipo de espacios en las oficinas actuales alrededor del mundo. El grado de apertura varía, pero en espacios de este tipo los patógenos se propagan libremente.

• Alta densidad: Durante la última década se ha ido reduciendo el número de m2 por persona incrementando la densidad, esto también hace que los virus se puedan propagar con mayor facilidad.

• Espacios compartidos: Las organizaciones reconocen que las personas puedan elegir y controlar su experiencia de trabajo. Esto ha llevado a diseñar una gran variedad de espacios que son compartidos libremente por todas las personas de la organización.

• Alta movilidad: La tecnología ha permitido que las personas se puedan mover libremente por el espacio de trabajo.

• Espacios comunes: Los espacios sociales son cada vez más demandados por las organizaciones al reconocer que es donde se consigue generar la cultura organizativa.

• Estética de hogar: Los espacios de trabajo son cada vez menos corporativos en su aspecto e incluyen un mayor rango de sofás y espacios de descanso. Estos entornos acercan mucho a las personas manteniendo un contacto muy cercano.

Estas características ofrecen una gran ventaja competitiva para las organizaciones, ya que permiten generar nuevos estilos de trabajo,  una cultura positiva y ayudar a atraer nuevos talentos. Sin embargo, estos espacios no están diseñados para mitigar la expansión del virus. Nunca se han pensado antes los espacios de trabajo como entornos en los que hay que adaptarse a un riesgo de salud. Pero tampoco pueden arriesgarse a causar daño a sus trabajadores.

Futuro cercano: Reconfigurar

A medida que las organizaciones comiencen a recuperar su actividad, necesitarán que el 75% o incluso el 100% de sus plantillas vuelvan a la oficina. Los espacios tendrán que ser reconfigurados para acomodar a todos los trabajadores manteniendo aún las distancias de seguridad. Las soluciones deberán ser muy flexibles de manera que puedan responder rápidamente a cualquier eventualidad inesperada y deberán estar basadas en lo que hemos aprendido de los patógenos y de cómo se transmiten y se destruyen.

Estas medidas incluyen:

• Espacios individuales dentro de un equipo.  Se puede crear espacios asignados a las personas que se sientan más cómodas. Necesitarán las personas tener acceso fácil a elementos de limpieza y adoptar comportamientos que requieren limpiar periódicamente sus puestos de trabajo. Si los espacios deben ser compartidos, deben ser fácilmente reservados para largos períodos con limpieza entre los usos.

• Diseñar pensando en la desinfección.  Se debe seleccionar el mobiliario para que sea fáciles de limpiar, que no se deterioren fácilmente con la limpieza exhaustiva ni que se degraden con el tiempo.

• Mobiliario y electrificación flexible. Se debe utilizar un mobiliario que pueda moverse o reconfigurarse fácilmente.

• Facilitar las reuniones de pie. Los espacios abiertos se convertirán en los nuevos espacios de reuniones.

• Diseñar de manera flexible. El espacio de trabajo no debe estar diseñado pensando únicamente en su funcionalidad sino en su capacidad de adaptarse a las diferentes circunstancias. Crecer o contraerse, con áreas que pueden permitir mayor o menor distancia entre personas.

• Diseño inclusivo. El espacio de trabajo debe asegurar que todas las personas tienen los mismos niveles de seguridad y participación, independientemente de su edad, habilidades o antecedentes médicos.

• Crea comunidad. El distanciamiento está haciendo que las personas se sientan alejadas unas de otras y no solo físicamente. Ayuda a promover el sentido de pertenencia por medio de la cultura corporativa.

• Iluminación de fácil mantenimiento. El principal objetivo para la correcta iluminación de oficinas consiste en ayudar a los empleados a optimizar su rendimiento en el trabajo y en mejorar su experiencia laboral. Los requerimientos lumínicos son múltiples y existen numerosas soluciones de iluminación que son compatibles con los diferentes usos. También hay planteamientos lumínicos específicos en entornos muy concretos. El enfoque debe plantear el bienestar de los empleados, respetar la identidad corporativa, facilitar el mantenimiento y la reducción de los costos de energía.

La innovación, productividad y el crecimiento puede reforzarse gracias a espacios de trabajo diseñados para equilibrar los diferentes modos de trabajo a la vez que favorecen el bienestar de las personas. La oportunidad consiste en reinventar los espacios de trabajo de manera que sean flexibles, para que puedan adaptarse a cualquier cambio al que nos enfrentemos. Esto significa que los paradigmas de planificación del pasado, basados en la densidad y el costo, deben cambiar.  Se deberá pensar en la flexibilidad y la fluidez. Creando "estructuras sociales" permitiremos a las personas hacer conexiones que les ayuden a generar confianza, lo que impulsa el compromiso. El espacio de trabajo necesita ser pensado más que nunca en el bienestar físico, cognitivo y emocional de las personas.